POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA DEL COLEGIO NUEVO SAN LUIS GONZAGA
1. Presentación
Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, con domicilio en la ciudad de Bogotá, como responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en ejercicio de las actividades que realice la ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA DEL COLEGIO NUEVO SAN LUIS GONZAGA y que requieran de la información básica de los datos de los asociados.
Con esta política la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga. Expresa que garantiza el derecho a la privacidad en el tratamiento de los datos personales y no hará entrega de dicha información a terceros o empresas comerciales a fin de proteger los datos entregados voluntariamente por parte de sus asociados.
2. Alcance
Esta política aplica a los datos personales registrados en todas las bases de datos de la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, cuyo titular sea una persona natural.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, sociedad con domicilio en la Carrera 92 No. 151 B - 61 Pinar de Suba de la ciudad de Bogotá, Colombia. Correo electrónico aspafcolnslg@gmail.com, teléfono (+571) 6815208.
4. DEFINICIONES
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Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
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Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
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Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
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Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
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Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
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Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
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Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
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Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
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Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
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Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5. TRATAMIENTO
La Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación comercial, sin que la enumeración signifique limitación, colaboradores, asociados y proveedores.
6. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, con las siguientes finalidades:
a) Para el envío de información a sus asociados, proveedores y colaboradores voluntarios.
b) Para el fortalecimiento de las relaciones con sus asociados, mediante el envío de información relevante al desarrollo de las actividades a realizarse en la institución que requieran del apoyo de sus asociados ó de los servicios a ofrecer para la comunidad gonzaguista, la atención de Peticiones, Quejas, Reclamos, y felicitaciones (PQRF), la evaluación de la calidad del servicio al cliente y la invitación a eventos organizados por la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, entre otros.
c) Para la interacción con sus proveedores para la solicitud de servicios.
d) Para la determinación de sus obligaciones pendientes.
e) Para mejorar y promocionar sus actividades, productos y/o servicios.
f) Para la atención de requerimientos administrativos.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
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Conocer los Datos Personales sobre los cuales la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
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Solicitará el documento o registro prueba de la autorización otorgada a la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, para el Tratamiento de sus Datos Personales.
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Ser informado por parte de la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
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Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
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Solicitar a Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 12 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
8. áREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLíTICA.
La Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Además es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
9. AUTORIZACIÓN
La Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
9.1 La autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
9.2 La autorización expresa, significa que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga. Realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, tales como documento físico, electrónico, que permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización.
En ningún caso la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
9.3 Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
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Los Datos Personales que serán recolectados.
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La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
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Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
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Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 7 de ésta Política.
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El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas sean sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
10. DATOS SENSIBLES
Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del Titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Salvo que se trate de una actuación o de hechos de interés judicial, disciplinario o fiscal, las actividades privadas y el desarrollo de la vida privada de sus asociados, proveedores o empleados, se mantiene bajo la cautela y la reserva privada del derecho a la intimidad y a la imagen.
Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, La Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
12.1. Atención y respuesta a peticiones y consultas
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, a través del correo electrónico aspafcolnslg@gmail.com Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
Solicitar prueba o registro de la autorización otorgada a Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Información respecto del uso que Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga le ha dado a sus datos personales.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2. Atención y respuesta a quejas y reclamos
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, a través de una queja o reclamo presentado en forma física o al correo electrónico aspafcolnslg@gmail.com:
La corrección o actualización de la información.
La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga. Deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.3. Revocatoria de la autorización o supresión del dato
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, para el tratamiento de los datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal contractual. Los titulares podrán solicitar dicha revocatoria mediante un correo electrónico enviado a aspafcolnslg@gmail.com la asociación Atenderá la solicitud de revocatoria o supresión de datos en un término de quince (15) días hábiles. Si vencido este término, la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, no hubiera eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de los datos personales.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, bajo el dominio de la Junta Directiva de ASPAF.
Los datos personales que el titular de la información suministre a la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de ASPAF.
La Asociación De Padres De Familia Del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, cuenta con control para el acceso a su sistema de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido. Nuestros colaboradores se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos, atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
Por lo anterior, la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital.
14. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Generalmente, Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
15. COMUNICACIÓN A TERCEROS
Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley.
Eventualmente y para casos puntuales solicitados por los proveedores con fines de venta o prestación de servicio, la información de datos personales (nombres, y datos de contacto), se compartirán para los fines descritos.
16. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga.
Teniendo en cuenta que existe una relación entre los titulares de los datos personales y la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga, ha solicitado de manera explícita a sus asociados, colaboradores voluntarios y proveedores las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013,
La Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga continuará usando los datos almacenados necesarios para el funcionamiento de la organización, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
17. CONTACTO CON EL RESPONSABLE
Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse a nuestra oficina ubicada en la ciudad de Bogotá en la dirección Carrera 14 No. 127-10 Oficina 506 o enviar comunicación a la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga correo electrónico aspafcolnslg@gmail.com ó contactarnos a través de la página web https://mediosaspafcnslg.wixsite.com/aspaf
18. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación en la oficina de la organización, en la página web y correo electrónico en caso que el interesado la requiera las podrá solicitar directamente a la Asociación de Padres de Familia del Colegio Nuevo San Luis Gonzaga.
Fecha de elaboración y publicación: jueves, 19 de julio de 2018